Разница между счётом и счётом-фактурой: простыми словами

Что такое счёт на оплату

Счёт на оплату — документ-просьба: «заплатите нам столько-то на такие-то реквизиты». Закон не обязывает выставлять счёт — это обычай делового оборота. Счёт не имеет строгой формы и не влияет на налоги.

Назначение: сообщить покупателю банковские реквизиты, сумму и перечень товаров/услуг. Бухгалтерия покупателя на основании счёта формирует платёжное поручение.

Что такое счёт-фактура

Счёт-фактура — налоговый документ. Его обязаны выставлять плательщики НДС (ст. 169 НК РФ). На основании счёт-фактуры покупатель принимает НДС к вычету — то есть уменьшает свой налог.

Счёт-фактура имеет строгую форму (постановление Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137), обязательные реквизиты и сроки выставления (5 дней с даты отгрузки).

Таблица отличий

Ключевые различия:

• Счёт — необязателен. Счёт-фактура — обязательна для плательщиков НДС
• Счёт — свободная форма. Счёт-фактура — утверждённая форма с обязательными реквизитами
• Счёт — основание для оплаты. Счёт-фактура — основание для вычета НДС
• Счёт выставляют все. Счёт-фактуру — только плательщики НДС
• Счёт не влияет на налоги. Счёт-фактура — ключевой документ для НДС

Когда какой документ нужен

Три типичных сценария:

• Вы на УСН без НДС → выставляете только счёт на оплату. Счёт-фактура не нужна
• Вы на ОСНО (плательщик НДС) → выставляете и счёт, и счёт-фактуру. Или используете УПД со статусом «1» — он заменяет оба документа
• Вы на УСН с НДС (доход свыше 20 млн ₽) → выставляете счёт-фактуру (или УПД). Счёт — по желанию