Обязательный переход на УПД с 2026 года: что делать бизнесу

Что изменилось с 2026 года

С 1 января 2026 года электронный УПД оформляется только в формате 5.03. Старые форматы (5.01, 5.02) операторы ЭДО больше не принимают. Формат электронной ТОРГ-12 полностью выведен из оборота.

Основание: приказ ФНС от 19.12.2023 № ЕД-7-26/970@. Документ утверждает новый XML-формат электронного УПД и устанавливает переходный период до конца 2025 года.

Формат УПД 5.03: что нового

Формат 5.03 — третья версия электронного УПД. Основные отличия от предыдущих версий:

• Поддержка прослеживаемости товаров (РНПТ — регистрационный номер партии товара)
• Новые поля для маркированных товаров
• Расширенные данные об участниках сделки
• Обязательные поля для идентификации документа-основания (договор, заказ)
• Улучшенная структура для автоматической обработки налоговыми органами

ТОРГ-12 больше не принимается

Электронная товарная накладная ТОРГ-12 выведена из оборота. Операторы ЭДО не принимают документы в этом формате с 1 января 2026 года.

Замена: УПД со статусом «1» (если нужна функция счёт-фактуры) или со статусом «2» (если только передаточный документ без НДС).

Бумажная ТОРГ-12 формально не запрещена, но ФНС рекомендует переходить на УПД для единообразия документооборота.

Кого касается переход

Изменения затрагивают всех, кто обменивается электронными первичными документами:

• Организации на ОСНО — обязаны выставлять УПД вместо счёт-фактуры + ТОРГ-12
• Организации на УСН с НДС (доход свыше 20 млн ₽) — обязаны использовать УПД со статусом «1»
• Организации на УСН без НДС — могут использовать УПД со статусом «2» (без счёт-фактурной функции)
• ИП на любых режимах — при работе с ЭДО обязаны перейти на формат 5.03
• Компании, торгующие маркированными и прослеживаемыми товарами — обязательно

Статусы УПД: «1» и «2»

УПД имеет два статуса. Выбор зависит от системы налогообложения и характера сделки.

• Статус «1» — УПД выполняет функцию и счёт-фактуры, и передаточного документа. Подходит для плательщиков НДС. Заменяет: счёт-фактуру + ТОРГ-12 (или акт)
• Статус «2» — только передаточный документ (накладная или акт). Без функции счёт-фактуры. Подходит для УСН без НДС, при передаче товаров/услуг между неплательщиками НДС

Как подготовиться: пошаговая инструкция

Переход на УПД формата 5.03 — задача на несколько дней, если не откладывать.

• Проверьте оператора ЭДО — уточните, поддерживает ли он формат 5.03. Крупные операторы (Диадок, СБИС, Контур.Диадок) обновились в 2025 году
• Обновите шаблоны — замените ТОРГ-12 на УПД в учётной системе и генераторе документов
• Настройте статус — определите, нужен статус «1» или «2» для каждого типа операций
• Проверьте реквизиты — в УПД формата 5.03 расширен набор обязательных полей. Убедитесь, что данные контрагентов актуальны
• Уведомите контрагентов — предупредите партнёров, что с 2026 года отправляете УПД вместо ТОРГ-12
• Протестируйте — отправьте тестовый УПД через оператора ЭДО, убедитесь, что документ проходит валидацию

Частые ошибки при переходе

Основные ошибки, которые допускают компании при переходе на УПД:

• Продолжают отправлять ТОРГ-12 через ЭДО — оператор отклонит документ
• Путают статусы — используют статус «2» для операций с НДС (налоговая не примет вычет)
• Не обновляют реквизиты контрагентов — в формате 5.03 расширен перечень обязательных данных
• Откладывают переход — и в итоге отправляют документы в устаревшем формате, получая отказ от оператора

Как создать УПД за 30 секунд

DocBoss позволяет сформировать УПД без ручного ввода реквизитов. Порядок действий:

• Добавьте контрагентов в портфель — введите ИНН, реквизиты подтянутся из ЕГРЮЛ
• Загрузите шаблон УПД — свой Word-файл с макросами ({a_name}, {b_inn}, {sum_txt} и др.)
• Выберите продавца (Сторона А) и покупателя (Сторона Б)
• Нажмите «Создать документ» — готовый УПД в DOCX или PDF за 30 секунд