Юридическая сила электронного документа: что говорит закон

Что говорит закон

Электронный документ имеет юридическую силу, если подписан электронной подписью и стороны договорились использовать электронный формат (ФЗ от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи», ФЗ от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации»).

Информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью (КЭП), признаётся равнозначной бумажному документу с собственноручной подписью (п. 1 ст. 6 ФЗ-63).

Электронная подпись: три вида

Закон выделяет три вида электронной подписи:

• Простая электронная подпись (ПЭП) — логин/пароль, SMS-код, эл. почта. Подтверждает, что документ отправлен конкретным лицом. Юридическая сила — только если стороны договорились об этом заранее
• Усиленная неквалифицированная подпись (УНЭП) — создаётся с помощью средств шифрования. Позволяет обнаружить изменения после подписания. Юридическая сила — по соглашению сторон
• Усиленная квалифицированная подпись (КЭП) — выдаётся аккредитованным удостоверяющим центром. Безусловная юридическая сила, равнозначна собственноручной подписи

Когда электронный документ = бумажному

Электронный документ равнозначен бумажному в трёх случаях:

• Подписан КЭП — автоматически равнозначен (п. 1 ст. 6 ФЗ-63)
• Подписан ПЭП или УНЭП — если стороны заключили соглашение о признании такой подписи (п. 2 ст. 6 ФЗ-63)
• Обмен через оператора ЭДО — документы, переданные через аккредитованного оператора (Диадок, СБИС), признаются юридически значимыми

Электронный документ в суде

Суды принимают электронные документы как доказательства (ст. 71 ГПК РФ, ст. 75 АПК РФ). Практика:

• Электронная переписка (эл. почта, мессенджеры) принимается, если можно идентифицировать отправителя
• Документы с КЭП принимаются без дополнительного подтверждения
• Документы с ПЭП/УНЭП — суд оценивает в совокупности с другими доказательствами
• Скриншоты — принимаются при нотариальном заверении или если вторая сторона не оспаривает

Практические советы

Как обеспечить юридическую силу электронных документов:

• Включите в договор пункт о признании электронного документооборота между сторонами
• Определите вид подписи: для внутренних документов достаточно ПЭП, для налоговых — КЭП
• Сохраняйте электронные документы с метаданными (дата, подпись, хэш)
• Используйте оператора ЭДО для обмена юридически значимыми документами
• Для судебных споров — заверяйте электронные документы нотариально заранее