Содержание
Бухгалтерские документы
Общее правило: первичные бухгалтерские документы хранятся не менее 5 лет после отчётного года (ст. 29 ФЗ «О бухгалтерском учёте» от 06.12.2011 № 402-ФЗ).
- Первичные документы (счета, акты, накладные, УПД) — 5 лет
- Регистры бухучёта (журналы-ордера, оборотные ведомости) — 5 лет
- Годовая бухгалтерская отчётность — постоянно
- Квартальная отчётность — 5 лет (при наличии годовой)
- Учётная политика — 5 лет после замены новой
- Кассовые документы (ПКО, РКО, кассовая книга) — 5 лет
Налоговые документы
Налоговые документы хранятся не менее 5 лет (пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ). Но есть исключения:
- Счёт-фактуры — 5 лет с даты последней записи в книге покупок/продаж
- Книга покупок и книга продаж — 5 лет
- Налоговые декларации — 5 лет
- Документы по убыткам (для переноса на будущие периоды) — весь срок переноса + 5 лет
- Документы по амортизации — весь срок начисления + 5 лет
- Документы по НДС к вычету — 5 лет с даты последней записи
Кадровые документы
Кадровые документы имеют увеличенные сроки хранения:
- Трудовые договоры — 50 лет (для документов после 2003 года) или 75 лет (до 2003 года)
- Личные дела сотрудников — 50/75 лет
- Приказы о приёме, переводе, увольнении — 50/75 лет
- Табели учёта рабочего времени — 5 лет (50/75 лет при вредных условиях)
- Штатное расписание — постоянно
- Графики отпусков — 3 года
Корпоративные документы
Учредительные и корпоративные документы хранятся постоянно:
- Устав, учредительный договор — постоянно
- Протоколы общих собраний — постоянно
- Решения единственного участника — постоянно
- Реестр участников ООО — постоянно
- Свидетельства о регистрации (ОГРН, ИНН) — постоянно
- Лицензии — постоянно
- Договоры — 5 лет после окончания срока действия
Штрафы за нарушение
За отсутствие или утрату документов предусмотрены штрафы:
- Отсутствие первичных документов — 10 000–30 000 ₽ (ст. 120 НК РФ)
- Непредставление документов по запросу ФНС — 200 ₽ за каждый документ (ст. 126 НК РФ)
- Нарушение правил хранения архивных документов — 3 000–5 000 ₽ для должностных лиц (ст. 13.20 КоАП РФ)
- Грубое нарушение требований бухучёта — 5 000–20 000 ₽ для должностных лиц (ст. 15.11 КоАП РФ)
Частые вопросы
С какого момента считать срок хранения?
С 1 января года, следующего за годом, в котором документ был завершён. Например, договор закончился в марте 2026 → хранить с 01.01.2027 + 5 лет = до 31.12.2031.
Можно ли хранить документы в электронном виде?
Да, если документ подписан электронной подписью. Электронные документы хранятся в том же формате, в котором были созданы. Обеспечьте читаемость и доступность в течение всего срока хранения.
Что делать при утрате документов?
Восстановите документы: запросите дубликаты у контрагентов, банка, налоговой. Составьте акт об утрате с указанием причины. Уведомите налоговую, если документы запрошены для проверки.
Создайте документ за 30 секунд
Портфель контрагентов + библиотека шаблонов = готовый документ без копипаста реквизитов.
Попробовать бесплатно