Содержание
Что такое первичные документы
Первичный документ — документ, который оформляется при совершении хозяйственной операции и служит основанием для бухгалтерской записи (ст. 9 ФЗ «О бухгалтерском учёте» от 06.12.2011 № 402-ФЗ).
Без первичного документа бухгалтер не имеет права делать проводку. Нет документа — нет операции в учёте.
Обязательные реквизиты
Каждый первичный документ должен содержать (п. 2 ст. 9 ФЗ-402):
- Наименование документа (счёт, акт, накладная)
- Дата составления
- Наименование организации, составившей документ
- Содержание хозяйственной операции
- Величина натурального и/или денежного измерения
- Наименование должностей ответственных лиц
- Подписи ответственных лиц с расшифровкой
Список по типам операций
Какие первичные документы нужны для основных хозяйственных операций:
- Продажа товара → УПД (или ТОРГ-12 + счёт-фактура), счёт на оплату
- Оказание услуг → акт выполненных работ, счёт-фактура (или УПД)
- Закупка товара → товарная накладная (или УПД) от поставщика
- Приём наличных → приходный кассовый ордер (ПКО)
- Выдача наличных → расходный кассовый ордер (РКО)
- Банковские операции → платёжное поручение, выписка банка
- Начисление зарплаты → расчётная ведомость, табель учёта рабочего времени
- Командировка → приказ, авансовый отчёт, билеты, чеки
- Списание материалов → акт списания
- Перевозка груза → транспортная накладная (или ТТН)
Электронные первичные документы
Первичные документы можно оформлять в электронном виде (п. 5 ст. 9 ФЗ-402). Условия:
- Документ подписан электронной подписью (КЭП для налоговых, УНЭП/ПЭП для внутренних)
- С 2026 года электронные УПД — только в формате 5.03
- Электронная ТОРГ-12 отменена — используйте УПД
- Электронная ТТН обязательна с сентября 2026
- Хранение электронных документов — по тем же правилам, что и бумажных
Частые вопросы
Обязательны ли унифицированные формы?
Нет, с 2013 года организация вправе использовать собственные формы, утверждённые приказом руководителя. Главное — наличие обязательных реквизитов (п. 2 ст. 9 ФЗ-402). Исключение: кассовые документы (ПКО, РКО) — формы обязательны.
Можно ли принять документ без печати?
Да. Печать не является обязательным реквизитом первичного документа (ст. 9 ФЗ-402). Но если форма организации предусматривает печать — она обязательна.
Что делать, если контрагент не подписал акт?
Направьте акт повторно с сопроводительным письмом. Если контрагент не ответил в течение срока, указанного в договоре (обычно 5–10 дней), — акт считается подписанным (если такой пункт есть в договоре).
Создайте документ за 30 секунд
Портфель контрагентов + библиотека шаблонов = готовый документ без копипаста реквизитов.
Попробовать бесплатно