Сроки хранения бухгалтерских документов в 2026 году

Что требует закон

Сроки хранения документов регулируются несколькими законами: 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте» (не менее 5 лет), НК РФ (не менее 5 лет), Приказ Росархива № 236 от 20.12.2019 (конкретные сроки по видам документов).

Срок отсчитывается с 1 января года, следующего за годом завершения делопроизводства. Договор 2025 года хранится минимум до 2031 года.

Сроки хранения по видам документов

Основные категории:

• Договоры, акты, счета-фактуры — 5 лет
• Бухгалтерская отчётность (годовая) — постоянно
• Налоговые декларации — 5 лет
• Книги покупок и продаж — 5 лет
• Кассовые документы — 5 лет
• Расчётные ведомости по зарплате — 6 лет
• Трудовые договоры — 50 лет (если созданы после 2003 года)
• Приказы по личному составу — 50 лет
• Учредительные документы — постоянно
• Штатное расписание — постоянно

Штрафы за нарушение

За отсутствие документов предусмотрены штрафы:

• Нет первичных документов — штраф 10 000–30 000 ₽ (ст. 120 НК РФ)
• Не предоставлены документы по требованию ФНС — 200 ₽ за каждый документ
• Нарушение правил архивного хранения — 3 000–5 000 ₽ для должностных лиц
• Уничтожение документов до истечения срока — штраф + доначисление налогов

Практические советы

Как организовать хранение:

• Ведите реестр документов с датами и сроками хранения
• Храните электронные копии (сканы) параллельно с бумажными
• Раз в год списывайте документы с истёкшим сроком хранения (по акту)
• Для договоров и актов используйте электронный документооборот — не нужно хранить бумагу
• В DocBoss все сгенерированные документы сохраняются в личном кабинете — электронный архив «из коробки»